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Bureautique, collaboration : la Cour des comptes fait ses calculs et étrille la DINUM
La Cour décompte
La Cour des comptes vient de publier un rapport sur l’usage des outils bureautiques et collaboratifs au sein de l’État. Les constats y sont nombreux et pour la plupart négatifs. La Cour préconise donc un plan homogène de modernisation avec un passage plus poussé au libre. Des recommandations accueillies « favorablement » par le Premier ministre.
La Cour des comptes a publié le 20 octobre trois documents liés : un rapport complet sur les outils bureautiques et collaboratifs au sein de l’État, sa synthèse et la réponse du Premier ministre. Ce rapport fait suite à une enquête, qui répondait elle-même à une saisine citoyenne.
Le rapport couvre les administrations centrales et les services déconcentrés des ministères. Même si les opérateurs, la Sécurité sociale, les hôpitaux et les collectivités en sont exclus, le parc ainsi analysé compte tout de même 860 000 postes. Quatre ministères concentrent près de 90 % de ce nombre imposant : Intérieur (34 %), Armées (23 %), Économie et finances (18 %), Justice (11 %).
La Cour des comptes s’est donné la mission de répondre essentiellement à deux questions : Comment les outils bureautiques et collaboratifs sont utilisés ? Peut-on faire mieux ?
Un parc très hétérogène
Cela ne surprendra personne, mais le premier constat est que les différents parcs informatiques sont très hétérogènes. La doctrine qui a toujours prévalu jusqu’à récemment est que les ministères sont libres de leurs choix. D’un côté, cela permet une adaptation simple aux spécificités et donc aux besoins de chacun. De l’autre côté, chacun fait à sa manière, avec les fortes disparités qui en découlent.
Malgré cette grande hétérogénéité, la suite Office de Microsoft est utilisée presque partout. Deux grandes exceptions sont signalées : la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN) et la direction générale des finances publiques (DGFiP), qui recourent massivement aux solutions libres. Dans le cas de la gendarmerie, même le système d’exploitation a été remplacé il y a longtemps (Gendbuntu), mais elle garde environ 2 500 postes avec Office. La Cour note également que quelle que soit la configuration choisie, le taux général de satisfaction est à peu près le même partout.
Cependant, le cadre a changé. « Face aux enjeux renouvelés de coordination et de souveraineté numérique, l’État a cherché à rationaliser les pratiques en place par des directives plus contraignantes, parmi lesquelles l’interdiction en 2021 du recours à la solution Microsoft 365, l’encadrement à partir de 2023 des outils de visioconférence et des messageries instantanées ou, en 2025 et 2026, le contrôle des achats numériques », indique ainsi la Cour des comptes.
La DINUM épinglée pour suivi peu rigoureux
Signe des temps, le rapport note l’utilisation croissante dans les ministères des outils rassemblés dans La Suite, développée par la DINUM. Si la Cour des comptes loue la création d’outils sur la base de logiciels libres respectant les exigences de souveraineté et d’interopérabilité, elle égratigne le recours aux startups d’État, modèle justement retenu par la DINUM, car il est souple et permet un financement rapide. En revanche, « il n’est pas adapté à l’édition logicielle professionnelle, qui suppose une vision du produit sur plusieurs années, une feuille de route technique robuste et un haut niveau de support, documentation et maintenance ».
La Cour se montre globalement critique face à la DINUM. La Direction n’a ainsi « pas fourni à la Cour de tableau de bord permettant un suivi précis des prestations réalisées, par module ou par intervenant ». Le seul suivi communiqué est comptable et qualifié de « parfois approximatif ». « Ce n’est pas du niveau attendu pour des solutions numériques ayant vocation à être opérées dans l’ensemble des administrations de l’État », fustige la Cour, qui épinglait déjà ce manque de rigueur en 2024. Selon le rapport, la DINUM a convenu de la nécessité de renforcer son suivi.
La DINUM en prend pour son grade sur un autre sujet. Elle est accusée de développer elle-même des logiciels, plutôt que de faire vivre l’écosystème d’entreprises françaises du libre. Interrogé dans le cadre de l’enquête, le CNLL (qui représente une partie des éditeurs de logiciels libres en France) a cité l’entreprise publique allemande ZenDiS comme référence, car elle assemble des briques libres en sous-traitant à sept entreprises pour produire openDesk. Là encore, le constat était sensiblement le même en 2024.
Malgré les critiques, le rapport estime que les résultats de La Suite sont « probants ». Tchap compte ainsi 368 000 utilisateurs actifs fin 2025 et ProConnect 930 000 connexions mensuelles. Cependant, La Suite a des limites connues et ne peut pas remplacer une suite bureautique, notamment car elle n’a ni tableur, ni outil de présentation, ni agenda. En outre, elle ne fonctionne qu’en ligne, la Messagerie n’est pas déployable à grande échelle à court terme et Docs assure surtout de la prise de notes collaborative.
Un coût en forte progression mais qui reste limité
La Cour relève une facture générale d’environ 100 millions d’euros pour l’année 2025 sur l’ensemble du parc analysé. Ce chiffre est en forte augmentation, avec + 50 % depuis 2021, contre + 16 % pour les dépenses de fonctionnement de l’État. Cependant, le même chiffre reste contenu, car il représente moins de 2 % du budget numérique total, estimé à 5,5 milliards d’euros.
Le coût moyen est de 87 euros par poste et par an, mais avec des écarts extrêmes : 20 euros à l’Intérieur et 378 euros à la Culture. Ce montant tient à de multiples facteurs, dont l’un des plus importants est l’utilisation de Microsoft 365. Contrairement à la suite Office, Microsoft 365 est un abonnement donnant accès à plus ou moins d’outils et d’espace de stockage selon le niveau choisi. Or, même si Microsoft 365 est interdit, certains ministères disposent d’une dérogation, dont la Culture.
Cette facture de 100 millions fait pourtant grincer la Cour, car il n’est pas issu d’un chiffrage précis : « Ce montant a été reconstitué par la Cour, qui a constaté que dans plusieurs ministères le suivi était lacunaire aussi bien pour ces dépenses – du fait d’une comptabilité analytique défaillante – que pour le parc informatique lui-même ».
Toujours sur cette année 2025, 61 millions d’euros étaient consacrés aux licences logicielles bureautiques et collaboratives, dont les quatre cinquièmes pour Microsoft, « sans compter les autres logiciels tels que le système d’exploitation Windows ». Le rapport liste également 26 millions d’euros pour les prestations et 13 millions alloués à la masse salariale des postes de maintenance et de support sur ces outils.
Quant à La Suite, son coût total depuis 2021 est d’environ 40 millions d’euros, en augmentation moyenne de 40 % par an. Cependant, et encore une fois, les « investigations menées à l’occasion de cette enquête montrent également que le suivi administratif et financier par la DINUM des prestations réalisées par les freelances aurait dû être plus rigoureux pour s’assurer de la juste adéquation entre les ressources allouées et les travaux réalisés ».
Il faut accentuer le passage au libre
Bien que la Direction interministérielle soit copieusement critiquée, ses développements ont quand même de quoi satisfaire et « suivent une trajectoire solide », note la Cour des comptes.
Le rapport insiste sur la nécessité de développer l’usage des logiciels libres, car ils sont « un gage d’indépendance des administrations publiques » et « économiquement plus vertueux ». En se basant sur les données recueillies, la Cour chiffre entre 30 et 65 millions d’euros les économies qui seraient réalisées dans l’ensemble des ministères par l’utilisation « plus systématique de logiciels libres bureautiques on-premises », c’est-à-dire sur site.
La Cour indique que les ministères souhaitent en majorité continuer à utiliser Office. Ils envisagent même de migrer sur les infrastructures de Bleu « lorsque les logiciels de Microsoft pourront y être exploités sous la qualification souveraine SecNumCloud ». Cependant, pour les mêmes motifs que précédemment, « il conviendrait plutôt de travailler à ce qu’une solution bureautique libre en mode cloud (interne à l’État ou qualifié SecNumCloud) puisse être proposée en alternative et devienne, à terme, la norme au sein des administrations de l’État ».
Quatre recommandations, accueillies favorablement
Le rapport de la Cour des comptes se termine par quatre recommandations, qui devraient toutes êtes engagées dès 2027 :
- Associer plus fortement les ministères à la conception de la feuille de route de La Suite ainsi qu’à sa gouvernance ;
- Intégrer les outils collaboratifs et bureautiques dans le périmètre de gouvernance de la DINUM ;
- Faire évoluer le modèle de développement de la Suite pour mieux s’appuyer sur des entreprises disposant d’une expertise en matière de logiciels libres ;
- Engager la convergence vers « des outils en mode cloud » et prévoir un plan de migration, « sur trois à quatre années au maximum », pour orienter les stratégies numériques des ministères et de leurs opérateurs.
Ces quatre recommandations ont été accueillies favorablement par le Premier ministre, Sébastien Lecornu. Dans sa réponse, celui-ci indique d’ailleurs que la création d’ARIANE (Autorité référente pour l’intelligence artificielle et le numérique de l’État) au 1ᵉʳ janvier 2027 permettra d’accélérer les travaux, puisqu’elle aura « notamment vocation à renforcer la cohérence des choix technologiques de l’État ».
